Il cliente che sceglie Sigem avrà la garanzia di una gestione accurata e attenta, personalizza sulla base delle specifiche esigenze strutturali e organizzative. A ciascun cliente viene fornito un profilo personalizzato e riservato, in linea con tutti gli standard di sicurezza necessari.
L’accesso al sistema Sigem avviene tramite web nel rispetto di tutti i parametri di sicurezza previsti ed è consentito a tutti i soggetti interessati e stabiliti dal cliente stesso.
Un innovativa gestione amministrativo-contabile del servizio, che permette una più rapida compilazione delle ricevute, della registrazione dei pagamenti, della rilevazione degli insoluti, dell’emissione e del controllo dei solleciti.
Il software è sempre disponibile on-line 24 ore su 24 e grazie ad un semplice accesso regolato con autenticazione di login e password si possono consultare dati utili per:
- l’Amministratore Comunale
- i Genitori
- la Scuola
- la Ditta di Gestione
- Centro Cottura
L’ambiente web inoltre consente all’Amministrazione Comunale di personalizzare il profilo degli alunni in base alle loro esigenze, come ad esempio la gestione di diete personalizzate causate da intolleranze alimentari.
Di seguito sono riportate le principali funzionalità del sistema informatico SIGEM ed ognuna di queste è completamente personalizzabile, con pure la possibilità di abilitarla/disabilitarla in qualsiasi momento in base all’esigenza del cliente.
Modalità di pagamento
Sono previste due modalità di pagamento sia quella del prepagato che del post-pagato:
- nella prima modalità, ovvero il “Prepagato”, gli utenti effettuano un pagamento anticipato attraverso i comuni POS disponibili presso enti o esercizi commerciali presenti nel territorio comunale;
- nella seconda modalità, ovvero il “Post-pagato”, gli utenti versano quanto dovuto posticipatamente attraverso Bollettini postali, RID bancari o, come per la modalità Prepagato, attraverso i POS presso gli enti convenzionati.
Avviso Situazione Contabile (tramite Racc. A/R, SMS o E-Mail)
Una volta acquisiti i pagamenti, il software è in grado all’istante di monitorare una situazione contabile per ogni singolo utente. In base alla situazione risultante è prevista la possibilità di inviare comunicazioni di sollecito ai genitori (pagamenti in sospeso, ricarica da effettuare etc.) in modo manuale o automatico.
Nella modalità automatica l’Amministrazione comunale può definire un numero minimo di pasti. Quando i pasti a disposizione scendono sotto questa soglia il sistema invia automaticamente un messaggio SMS o un messaggio di posta elettronica al genitore di riferimento invitandolo a sanare la situazione del proprio figlio.
Sistema Comunicazioni
Un sistema di comunicazioni avanzato che permette lo scambio di molteplici informazioni e/o comunicazioni tra i vari utenti che utilizzano il sistema informatico SIGEM. Il genitore avrà, per esempio, la possibilità di effettuare la prenotazione della dieta leggera temporanea (oppure dieta in bianco) per il giorno corrente o per i giorni a seguire. L’amministrazione avrà modo di pubblicare informazioni e/o comunicazioni nella sezione “News” presente nell’area riservata di ogni attore/utilizzatore del sistema SIGEM, oppure di inviare “comunicazioni riservate” per un singolo genitore o gruppo di genitori.
Tra le diverse comunicazioni sarà presente la possibilità di inviare/pubblicare i risultati delle analisi effettuate sui prodotti biologici.
Gestione del magazzino
Sarà disponibile una funzionalità specifica per la gestione del magazzino che comprenderà le
seguenti funzioni:
- Gestione avanzata del dietetico
Consente di visionare in qualsiasi momento informazioni di carattere nutrizionale sugli ingredienti utilizzati per la preparazione dei pasti, oltre alla grammatura ed al tipo di cottura.E’ così possibile gestire gli alimenti per ogni menù, specificando nel dettaglio la scheda del prodotto nella quale è riportato il luogo di produzione, il produttore, se il prodotto è biologico, le caratteristiche organolettiche e molte altre informazioni.
- Pianificazione della cucina e delle scorte mediante regola FIFO (first in – first out, ovvero ciò che entra prima deve uscire prima per evitare giacenze pericolose)
L’utilizzo di Tablet PC dotati di lettore ottico oppure lettori wireless per la lettura di codice a barre permette di gestire, in modo rapido azzerando il pericolo di errore, il flusso informativo relativamente alla tracciabilità dei prodotti utilizzati all’interno del centro cottura e della giacenza degli stessi in modo da migliorare la gestione del magazzino.
Operativamente ad ogni consegna della merce viene effettuato un confronto tra i prodotti consegnati, il relativo ordine e con le schede prodotto, per verificarne l’integrità e la corrispondenza agli standard evidenziando eventuali anomalie.
- Monitoraggio degli approvvigionamenti, della tracciabilità e rintracciabilità alimentare
E’ possibile rintracciare gli alimenti, tramite apposita funzione, per il giorno desiderato e immediatamente ricavare tutte le informazioni utili ad essi relative.
Verifiche HACCP
E’ possibile inserire una serie di controlli da fare per monitorare l’HACCP in modo totalmente autonomo e variarli in qualsiasi momento. Per ogni controllo è possibile impostare una tolleranza al fine di ottenere una reportistica attendibile delle registrazioni non conformi. Qualora tale tolleranza non venga rispettata verrà inviata automaticamente una e-mail di avviso all’ente e all’azienda di competenza.
Quotidianamente gli addetti hanno modo di registrare nel sistema i dati relativi al piano di autocontrollo HACCP. La compilazione può essere effettuata tramite pc, smartphone oppure tablet purchè connesso ad internet. I dati saranno in tempo reale disponibili nel sistema SIGEM e accessibili tramite report e grafici di controllo con avvisi per informare i responsabili qualora si verifichino delle anomalie.
Customer Satisfaction
Questa funzione consente di rilevare la soddisfazione dei genitori, degli alunni e dell’amministrazione stessa relativamente al servizio offerto mediante tre modalità diverse:
- valutazione mediante monitor touch-screen
potranno essere installati monitor touch-screen attraverso i quali i bambini potranno dare risposte in modo semplificato a domande di facile comprensione. - valutazione on-line mediante internet
nell’area riservata ai genitori è possibile pubblicare questionari gestiti dal comune in completa autonomia al fine di ottenere informazioni sull’andamento del servizio di refezione scolastica. - valutazione mediante moduli cartacei
le valutazioni relative al servizio offerto possono essere ottenute anche tramite compilazione di questionari cartacei letti successivamente da appositi scanner ottici per riportare le informazioni o risposte nel sistema informatico SIGEM.
Ciò permetterà di eliminare qualsiasi tentativo di manomissione dei dati forniti.